Modèle de rapport d'activité quotidien pour agents de sécurité (gratuit)

Le rapport d'activité quotidien (en anglais daily activity report, souvent abrégé DAR) est le compte rendu d'un poste rédigé par l'agent : qui était sur le site, ce qu'il a contrôlé et ce qui s'est passé. Les clients le lisent pour voir concrètement le service qu'ils paient. Les responsables le lisent pour repérer les problèmes au plus tôt. Et si une réclamation ou une enquête survient plus tard, ce rapport sera peut-être la seule trace écrite de cette nuit-là.

Ce guide vous propose un modèle gratuit à copier dès aujourd'hui, ainsi que les bonnes pratiques qui font qu'un rapport vaut la peine d'être lu.

Ce que contient un bon rapport d'activité quotidien#

Chaque rapport doit répondre aux six mêmes questions, dans le même ordre, à chaque poste.

Où et quand. Le site, la date, le nom de l'agent, et l'heure de début et de fin du poste.
Ce qui a été transmis. Clés, radios, points en suspens et consignes laissées par le poste précédent.
Rondes et contrôles. Chaque ronde, avec son heure et ce qui a été contrôlé : portes, portails, éclairage, alarmes, issues de secours.
Personnes et véhicules. Visiteurs, prestataires et livraisons, avec les heures, ainsi que les noms ou les numéros d'immatriculation lorsque le site l'exige.
Tout fait inhabituel. Dégâts, dangers, activité suspecte, alarmes, et pour chacun, la personne qui a été prévenue. Un événement grave fait en plus l'objet de son propre rapport d'incident.
Ce qui est transmis. Ce que le poste suivant doit savoir, et tout ce qui reste en suspens.

Le modèle gratuit#

Copiez-le dans votre propre formulaire, document ou application. Gardez le même ordre sur tous les sites : superviseurs et clients savent ainsi toujours où chercher.

RAPPORT D'ACTIVITÉ QUOTIDIEN

Site : ______________________   Date : ____________
Agent : _____________________   Horaires : ___ h ___ à ___ h ___
Superviseur d'astreinte : _______________________

1. PASSATION REÇUE
   Clés / radios / équipement : ____________________
   Points en suspens du poste précédent : __________

2. JOURNAL DES RONDES
   Heure   Zone contrôlée        Résultat / remarques
   ____    ___________________   ____________________
   ____    ___________________   ____________________
   ____    ___________________   ____________________

3. VISITEURS, PRESTATAIRES ET LIVRAISONS
   Heure   Nom / société         Motif / immatriculation
   ____    ___________________   ____________________

4. OBSERVATIONS ET INCIDENTS
   Heure   Ce qui s'est passé    Personne prévenue
   ____    ___________________   ____________________
   Rapport d'incident distinct rédigé ?  Oui / Non

5. PASSATION AU POSTE SUIVANT
   ______________________________________________

Signature de l'agent : _______________   Heure : ________

Comment rédiger des entrées utiles#

Un rapport ne vaut que par ce qu'on y inscrit. Voici les habitudes qui font la plus grande différence.

Écrivez sur le moment. Une entrée rédigée à 3 h du matin sur un événement survenu à 21 h perd des détails. Notez tout de suite l'heure et les faits, et reprenez la formulation plus tard.
Indiquez l'heure exacte. « 21 h 12 » est utile. « Vers neuf heures » ne l'est pas.
Des faits, pas des opinions. « Un homme en veste grise a essayé d'ouvrir la porte latérale à 23 h 05, puis est reparti à pied vers le nord » vaut mieux que « Individu suspect près du bâtiment ».
Dites qui vous avez prévenu. Si vous avez signalé un éclairage en panne ou une alarme, notez qui vous avez prévenu et à quelle heure.
Notez aussi quand il ne s'est rien passé. « Ronde 3, 2 h 15 : toutes les portes fermées à clé, RAS » prouve que la ronde a bien eu lieu.
Un seul format partout. Quand tous les sites utilisent les mêmes rubriques, un superviseur peut lire vingt rapports en quelques minutes.

Les erreurs courantes à éviter#

Copier le rapport de la veille et changer la date. Les clients s'en aperçoivent, et cela peut masquer un vrai problème.
Oublier la fin du poste. Un rapport sans passation laisse l'agent suivant dans le flou.
Consigner un incident uniquement dans le rapport quotidien. Une bagarre, une blessure ou une effraction exige aussi son propre rapport d'incident.
Utiliser le nom des personnes d'une manière que le site n'autorise pas. Pour les informations sur les visiteurs, respectez les règles du client et la loi sur la protection des données qui s'applique chez vous.

Papier, tableur ou application ?#

Le papier suffit pour un site et quelques agents, mais les rapports se perdent, sont difficiles à lire et parviennent tard au client. Un tableur partagé facilite la recherche, mais il suppose que les agents aient un ordinateur et pensent à le remplir.

Avec une application mobile, le rapport reste entre les mains de l'agent, sur le téléphone qu'il a déjà sur lui. Voici comment cela fonctionne dans Guardix :

Votre modèle devient un formulaire. Vous créez votre propre formulaire de rapport à partir de titres, de zones de texte, de cases à cocher, de dates, d'heures, de signatures et de pièces jointes : il peut donc reprendre les mêmes rubriques que ce modèle. Vous choisissez ensuite les sites qui l'utilisent.
Les agents le remplissent pendant leur poste. Dans l'application mobile Guardix, les agents rédigent leurs rapports pendant leur poste, une fois leur arrivée pointée. Les photos sont prises avec l'appareil photo de l'application, qui y inscrit la date, l'heure et la position GPS.
L'aide à la rédaction (« Help me write »). Sous chaque grande zone de texte, ce bouton transforme les notes rapides de l'agent en phrases claires, à la première personne. L'agent lit la proposition, puis choisit « Use this » pour l'adopter ou « Keep mine » pour garder son propre texte.
Responsables et clients voient le même rapport. Chaque rapport est enregistré avec son site et son poste. Les responsables peuvent exporter les rapports en PDF, et les clients consultent les rapports de leurs propres sites dans le portail client.

Vous trouverez plus de détails sur la page rapports.

Questions fréquentes#

Quelle doit être la longueur d'un rapport d'activité quotidien ?#

Il doit être assez long pour répondre aux six questions ci-dessus. Pour un poste de nuit calme, une demi-page peut suffire. Un poste chargé, avec plusieurs visiteurs et événements, demande davantage. Un rapport long n'est pas un problème ; un rapport vague, si.

Qui doit lire le rapport d'activité quotidien ?#

Au minimum, le superviseur, le jour ouvré suivant. De nombreux clients souhaitent aussi les consulter, chaque jour ou sous forme de synthèse hebdomadaire.

Le rapport d'activité quotidien est-il la même chose qu'un rapport d'incident ?#

Non. Le rapport d'activité quotidien couvre l'ensemble du poste. Le rapport d'incident décrit un seul événement grave, dans tous ses détails. En cas d'événement grave, rédigez les deux, et mentionnez l'incident dans le rapport quotidien en renvoyant au rapport d'incident.

Vous souhaitez voir comment cela fonctionne sur vos sites ? Réservez une démo : nous vous montrerons les rapports, du téléphone de l'agent jusqu'au portail client.