Vorlage für den täglichen Tätigkeitsbericht im Sicherheitsdienst (kostenlos)

Der tägliche Tätigkeitsbericht (im Englischen oft kurz DAR, für „Daily Activity Report“) ist das Protokoll einer Wachperson über eine Schicht: wer vor Ort war, was kontrolliert wurde und was passiert ist. Kunden lesen ihn, um zu sehen, wofür sie bezahlen. Führungskräfte lesen ihn, um Probleme früh zu erkennen. Werden später Ansprüche geltend gemacht oder gibt es eine Untersuchung, ist der Bericht unter Umständen der einzige schriftliche Nachweis über diese Nacht.

Dieser Ratgeber enthält eine kostenlose Vorlage, die Sie noch heute übernehmen können, und die Gewohnheiten, die einen Bericht lesenswert machen.

Was ein guter täglicher Tätigkeitsbericht enthält#

Jeder Bericht sollte in jeder Schicht dieselben sechs Fragen beantworten, und zwar in derselben Reihenfolge.

Wo und wann. Der Standort, das Datum, der Name der Wachperson sowie Beginn und Ende der Schicht.
Was übergeben wurde. Schlüssel, Funkgeräte, offene Punkte und Anweisungen aus der vorherigen Schicht.
Streifen und Kontrollen. Jede Streife mit Uhrzeit und dem, was kontrolliert wurde: Türen, Tore, Beleuchtung, Alarmanlagen, Notausgänge.
Personen und Fahrzeuge. Besucher, Fremdfirmen und Lieferungen, mit Uhrzeiten sowie Namen oder Kennzeichen, wenn der Standort das verlangt.
Alles Ungewöhnliche. Schäden, Gefahrenstellen, verdächtige Aktivitäten, Alarme und wer jeweils informiert wurde. Ein schwerwiegendes Ereignis bekommt zusätzlich einen eigenen Vorfallbericht.
Was weitergegeben wird. Was die nächste Schicht wissen muss und was noch offen ist.

Die kostenlose Vorlage#

Übernehmen Sie die Vorlage in Ihr eigenes Formular, Dokument oder Ihre App. Behalten Sie an jedem Standort dieselbe Reihenfolge bei, damit Vorgesetzte und Kunden immer wissen, wo sie nachsehen müssen.

TÄGLICHER TÄTIGKEITSBERICHT

Standort: ____________________   Datum: ____________
Wachperson: __________________   Schicht: ____:____ bis ____:____
Schichtleitung in Rufbereitschaft: ______________________

1. SCHICHTÜBERNAHME
   Schlüssel / Funkgeräte / Ausrüstung: _______________
   Offene Punkte aus der letzten Schicht: _____________

2. STREIFENPROTOKOLL
   Uhrzeit  Kontrollierter Bereich  Ergebnis / Anmerkungen
   ____     ____________________    ______________________
   ____     ____________________    ______________________
   ____     ____________________    ______________________

3. BESUCHER, FREMDFIRMEN UND LIEFERUNGEN
   Uhrzeit  Name / Firma            Zweck / Kennzeichen
   ____     ____________________    ______________________

4. BEOBACHTUNGEN UND VORFÄLLE
   Uhrzeit  Was ist passiert        Wer wurde informiert
   ____     ____________________    ______________________
   Separater Vorfallbericht erstellt?  Ja / Nein

5. ÜBERGABE AN DIE NÄCHSTE SCHICHT
   ______________________________________________

Unterschrift Wachperson: _______________   Uhrzeit: ________

So schreiben Sie nützliche Einträge#

Ein Bericht ist nur so gut wie seine Einträge. Diese Gewohnheiten machen den größten Unterschied.

Schreiben Sie mit, während es passiert. Ein Eintrag, der um 3 Uhr nachts über ein Ereignis um 21 Uhr geschrieben wird, verliert Details. Notieren Sie Uhrzeit und Fakten sofort und feilen Sie später an der Formulierung.
Nennen Sie genaue Uhrzeiten. „21:12 Uhr“ ist nützlich. „Gegen neun“ nicht.
Schreiben Sie Fakten, keine Meinungen. „Ein Mann in grauer Jacke versuchte um 23:05 Uhr, die Seitentür zu öffnen, und entfernte sich zu Fuß in Richtung Norden“ ist besser als „Verdächtige Person in Gebäudenähe“.
Halten Sie fest, wen Sie informiert haben. Wenn Sie eine defekte Lampe oder einen Alarm gemeldet haben, notieren Sie, wem und wann.
Halten Sie auch fest, wenn nichts passiert ist. „Streife 3, 02:15 Uhr: alle Türen verschlossen, keine besonderen Vorkommnisse“ belegt, dass die Streife stattgefunden hat.
Verwenden Sie überall dasselbe Format. Wenn jeder Standort dieselben Abschnitte nutzt, kann die Schichtleitung zwanzig Berichte in wenigen Minuten lesen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten#

Den Bericht von gestern kopieren und nur das Datum ändern. Kunden merken das, und es kann ein echtes Problem verdecken.
Das Schichtende weglassen. Ein Bericht ohne Übergabe lässt die nächste Wachperson im Unklaren.
Einen Vorfall nur im Tagesprotokoll festhalten. Eine Schlägerei, eine Verletzung oder ein Einbruch braucht zusätzlich einen eigenen Vorfallbericht.
Namen von Personen auf eine Weise festhalten, die der Standort nicht erlaubt. Halten Sie sich bei Besucherdaten an die Vorgaben des Kunden und an das vor Ort geltende Datenschutzrecht.

Papier, Tabelle oder App?#

Papier funktioniert bei einem Standort und wenigen Wachleuten. Aber Berichte gehen verloren, sind schwer lesbar und erreichen den Kunden spät. Eine gemeinsam genutzte Tabelle lässt sich leichter durchsuchen, setzt aber voraus, dass die Wachleute einen Computer haben und daran denken, sie auszufüllen.

Mit einer mobilen App hat die Wachperson den Bericht immer dabei, auf dem Smartphone, das sie ohnehin bei sich trägt. So funktioniert es in Guardix:

Aus Ihrer Vorlage wird ein Formular. Sie bauen Ihr eigenes Berichtsformular aus Überschriften, Textfeldern, Kontrollkästchen, Datums- und Zeitfeldern, Unterschriften und Datei-Uploads. So kann es denselben Abschnitten folgen wie diese Vorlage. Anschließend legen Sie fest, welche Standorte es verwenden.
Die Wachleute füllen es während der Schicht aus. In der Guardix Mobile App schreiben Wachleute Berichte, während sie für ihre Schicht eingestempelt sind. Fotos werden mit der Kamera der App aufgenommen und mit Datum, Uhrzeit und GPS-Position versehen.
„Help me write“ (Schreibhilfe). Unter jedem längeren Textfeld macht diese Schaltfläche aus den kurzen Notizen einer Wachperson klare Sätze in der Ich-Form. Die Wachperson liest den Vorschlag und wählt „Use this“ (übernehmen) oder „Keep mine“ (eigenen Text behalten).
Führungskräfte und Kunden sehen denselben Bericht. Jeder Bericht wird mit seinem Standort und seiner Schicht gespeichert. Führungskräfte können Berichte als PDF exportieren, und Kunden lesen die Berichte für ihre eigenen Standorte im Kundenportal.

Mehr dazu finden Sie auf der Seite Berichte.

Häufig gestellte Fragen#

Wie lang sollte ein täglicher Tätigkeitsbericht sein?#

So lang, dass er die sechs Fragen oben beantwortet. Bei einer ruhigen Nachtschicht kann das eine halbe Seite sein. Eine betriebsame Schicht mit mehreren Besuchern und Ereignissen ergibt einen längeren Bericht. Ein langer Bericht ist kein Problem; ein vager schon.

Wer sollte den täglichen Tätigkeitsbericht lesen?#

Zumindest die zuständige Schichtleitung am nächsten Arbeitstag. Viele Kunden möchten die Berichte ebenfalls sehen, entweder täglich oder als wöchentliche Zusammenfassung.

Ist ein täglicher Tätigkeitsbericht dasselbe wie ein Vorfallbericht?#

Nein. Der tägliche Tätigkeitsbericht deckt die ganze Schicht ab. Ein Vorfallbericht beschreibt ein einzelnes schwerwiegendes Ereignis in allen Einzelheiten. Wenn etwas Schwerwiegendes passiert, schreiben Sie beide und erwähnen Sie den Vorfall im Tagesprotokoll mit einem Verweis auf den Vorfallbericht.

Möchten Sie sehen, wie das für Ihre Standorte funktioniert? Buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen die Berichte, vom Smartphone der Wachperson bis zum Kundenportal.