Vorlage für Vorfallberichte im Sicherheitsdienst (kostenlos, mit Beispiel)

Ein Vorfallbericht ist die schriftliche Dokumentation eines einzelnen Ereignisses, das vom normalen Ablauf einer Schicht abweicht: ein Einbruch, eine Verletzung, eine Schlägerei, ein Feueralarm, ein unbefugter Eindringling. Der tägliche Tätigkeitsbericht zeigt, dass die Schicht stattgefunden hat. Der Vorfallbericht zeigt genau, was passiert ist, wann und was die Wachperson unternommen hat.

Später lesen ihn womöglich Menschen, die nicht dabei waren: Ihr Kunde, Ihre Versicherung, die Polizei und manchmal ein Anwalt, Monate nach dem Ereignis. Ein klarer Bericht schützt den Kunden, die Wachperson und Ihr Unternehmen. Ein vager Bericht bewirkt das Gegenteil.

Dieser Ratgeber enthält eine kostenlose Vorlage, ein ausgefülltes Beispiel und die Gewohnheiten, die einen Bericht belastbar machen.

Wann Sie einen Vorfallbericht schreiben sollten#

Schreiben Sie einen, sobald etwas passiert, wonach später jemand fragen könnte. Typische Beispiele:

Jemand vor Ort wird verletzt oder erkrankt, auch die Wachperson selbst.
Diebstahl, Sachbeschädigung oder Vandalismus.
Unbefugtes Betreten, ein Einbruch oder ein Versuch dazu.
Eine Schlägerei, eine Drohung oder jede Form von Gewaltanwendung.
Feuer, ein Wasserschaden, Gasgeruch oder ein Alarm, der ein Eingreifen erfordert.
Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdienst werden zum Standort gerufen.
Eine Gefahrenstelle, etwa ein defektes Schloss, ein versperrter Notausgang oder eine ausgelaufene Flüssigkeit.
Eine Beschwerde von Besuchern, Mietern oder Beschäftigten.

Ihre Postenanweisungen und Ihr Vertrag mit dem Kunden nennen womöglich weitere Fälle. Im Zweifel schreiben Sie den Bericht. Ein Bericht, den niemand gebraucht hat, kostet zehn Minuten. Ein fehlender Bericht kann Sie den Kunden kosten.

Was ein guter Vorfallbericht enthält#

Die Grunddaten. Standort, genauer Ort, Datum und Uhrzeit des Vorfalls, Uhrzeit der Berichterstellung und Name der Wachperson.
Die Art des Vorfalls. Unbefugtes Betreten, Diebstahl, Verletzung und so weiter.
Was passiert ist, in zeitlicher Reihenfolge. Jeder Schritt mit Uhrzeit.
Die beteiligten Personen. Namen, falls bekannt. Andernfalls eine Beschreibung: Kleidung, Größe, Statur und die Richtung, in die sie gegangen sind.
Zeugen. Namen und Telefonnummern und was jeder Einzelne gesehen hat.
Was die Wachperson getan hat. Jede Maßnahme mit Uhrzeit.
Wer wann informiert wurde. Schichtleitung, Ansprechpartner beim Kunden, Polizei, Feuerwehr oder Rettungsdienst. Wenn die Polizei vor Ort war: der Name der Polizeibeamtin oder des Polizeibeamten und das Aktenzeichen.
Beweismittel. Fotos, Videos, bei Videoüberwachung (CCTV) die Kameranummern und Zeiten sowie alle sichergestellten Gegenstände.
Schäden und Verletzungen. Was beschädigt oder wer verletzt wurde und ob Erste Hilfe geleistet wurde.
Was noch zu tun ist. Ein Schloss austauschen, eine Kamera prüfen, ein Rückruf.

Die kostenlose Vorlage#

Übernehmen Sie die Vorlage in Ihr eigenes Formular, Dokument oder Ihre App. Verwenden Sie jedes Mal dieselbe Reihenfolge, damit Vorgesetzte und Kunden immer wissen, wo sie nachsehen müssen.

VORFALLBERICHT

Bericht-Nr.: ____________   Standort: __________________________
Genauer Ort: ___________________________________________________
Datum des Vorfalls: ________   Uhrzeit des Vorfalls: ____:____
Bericht erstellt am: ________   um ____:____
Wachperson: __________________   Dienstausweis-Nr.: _____________

1. ART DES VORFALLS
   [ ] Unbefugtes Betreten       [ ] Diebstahl       [ ] Schaden / Vandalismus
   [ ] Verletzung / Erkrankung   [ ] Feuer / Alarm   [ ] Schlägerei / Drohung
   [ ] Gefahrenstelle            [ ] Beschwerde      [ ] Sonstiges: __________

2. WAS IST PASSIERT (in zeitlicher Reihenfolge, mit Uhrzeiten)
   ____:____  ___________________________________________
   ____:____  ___________________________________________
   ____:____  ___________________________________________

3. BETEILIGTE PERSONEN (Name oder Beschreibung: Kleidung, Größe, Statur)
   _______________________________________________________

4. ZEUGEN (Name, Telefon, was sie gesehen haben)
   _______________________________________________________

5. MASSNAHMEN DER WACHPERSON (mit Uhrzeiten)
   _______________________________________________________

6. WER WURDE INFORMIERT
   Schichtleitung: __________   Uhrzeit: ____:____
   Ansprechpartner Kunde: ___   Uhrzeit: ____:____
   Polizei / Feuerwehr / Rettungsdienst gerufen?  Ja / Nein
   Name Polizeibeamte/r und Aktenzeichen: ________________

7. BEWEISMITTEL
   Fotos / Videos aufgenommen?  Ja / Nein   Anzahl: ____
   Videoüberwachung: Kamera(s) ________   von ____:____ bis ____:____
   Sichergestellte Gegenstände: ___________________________

8. SCHÄDEN ODER VERLETZUNGEN
   _______________________________________________________

9. ERFORDERLICHE FOLGEMASSNAHMEN
   _______________________________________________________

Unterschrift Wachperson: _______________   Datum und Uhrzeit: __________
Geprüft von: ____________________   Datum und Uhrzeit: __________

Ein ausgefülltes Beispiel#

Das folgende Beispiel ist erfunden. Es zeigt, welchen Detailgrad Sie anstreben sollten.

VORFALLBERICHT

Standort: Riverside Distribution Center
Genauer Ort: Laderampe, Tor 2
Datum des Vorfalls: 14. Oktober   Uhrzeit des Vorfalls: 23:05
Bericht erstellt am: 14. Oktober um 23:40
Wachperson: A. Rivera

1. ART DES VORFALLS: Unbefugtes Betreten

2. WAS IST PASSIERT
   23:05  Auf Streife 3 sah ich einen Mann innerhalb des Zauns
          neben Tor 2 stehen. Das Tor war zu, aber nicht
          abgeschlossen.
   23:06  Ich sagte: „Das ist Privatgelände. Kann ich Ihnen
          helfen?“ Er sagte: „Ich suche die Bushaltestelle.“
   23:07  Ich bat ihn, das Gelände über das Haupttor zu
          verlassen, und begleitete ihn dorthin.
   23:09  Er ging zu Fuß in nördlicher Richtung die Mill Road
          entlang.

3. BETEILIGTE PERSONEN
   Mann, etwa 30 bis 40 Jahre alt, etwa 6 Fuß groß, schlank.
   Graue Kapuzenjacke, dunkle Jeans, schwarzer Rucksack.
   Name unbekannt.

4. ZEUGEN: Keine.

5. GETROFFENE MASSNAHMEN
   23:10  Tor 2 kontrolliert. Das Vorhängeschloss lag offen
          und unbeschädigt auf dem Boden.
   23:12  Tor 2 mit dem Ersatz-Vorhängeschloss aus dem
          Wachbüro abgeschlossen.
   23:13  Den Rest der Laderampe kontrolliert. Alle anderen
          Türen und Tore verschlossen. Soweit ich sehen
          konnte, fehlt nichts.

6. WER WURDE INFORMIERT
   Schichtleitung M. Ortiz, per Funk, um 23:14.
   Standortleitung J. Lee, telefonisch um 23:15 (Mailbox),
   dann per SMS um 23:16.
   Polizei nicht gerufen: Der Mann ging, als er dazu
   aufgefordert wurde, und soweit ich sehen konnte, wurde
   nichts entwendet oder beschädigt.

7. BEWEISMITTEL
   2 Fotos von Tor 2 und dem Vorhängeschloss, aufgenommen
   um 23:11.
   Videoüberwachung: Kamera 7 erfasst Tor 2, von 22:50 bis 23:15.

8. SCHÄDEN ODER VERLETZUNGEN: Keine.

9. ERFORDERLICHE FOLGEMASSNAHMEN
   Klären, wer Tor 2 nicht abgeschlossen hat. Das Ersatz-
   Vorhängeschloss ins Wachbüro zurückbringen, sobald das
   Schloss des Standorts ersetzt ist.

So schreiben Sie einen belastbaren Bericht#

Schreiben Sie ihn, sobald es sicher ist. Kümmern Sie sich zuerst um die Lage. Notieren Sie dann sofort Uhrzeiten und Fakten, solange sie frisch sind, und stellen Sie den Bericht vor Schichtende fertig.
Schreiben Sie Fakten, keine Meinungen. „Er roch nach Alkohol und war unsicher auf den Beinen“ ist eine Tatsache. „Er war betrunken“ ist eine Meinung.
Zitieren Sie wörtlich. Setzen Sie Aussagen von Personen in Anführungszeichen, Wort für Wort, auch wenn sie unhöflich sind.
Beschreiben Sie Personen nach dem, was Sie gesehen haben. Kleidung, Größe, Statur, was sie bei sich trugen und in welche Richtung sie gegangen sind.
Nennen Sie genaue Uhrzeiten und Orte. „23:05 Uhr, Tor 2“ ist nützlich. „Spätabends, irgendwo hinten“ nicht.
Schreiben Sie „unbekannt“, statt zu raten. Eine falsche Vermutung kann mehr schaden als eine Lücke.
Schreiben Sie in der Ich-Form und in der Vergangenheit. „Ich kontrollierte Tor 2 um 23:10 Uhr.“ Kurze Sätze wirken glaubwürdiger.
Ändern Sie einen Bericht nicht mehr, nachdem er abgeschickt wurde. Ergibt sich etwas Neues, fügen Sie einen datierten Nachtrag hinzu, der festhält, was sich geändert hat und wer ihn ergänzt hat.
Ein Vorfall, ein Bericht. Zwei getrennte Ereignisse bekommen zwei Berichte, auch in derselben Nacht.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten#

Bis zum Schichtende warten, wenn die Details schon vergessen sind.
Weglassen, was die Wachperson getan hat. Die Leser müssen wissen, wie reagiert wurde, nicht nur, was das Problem war.
Schreiben, dass der Kunde oder die Polizei informiert wurde, ohne Uhrzeit.
Das polizeiliche Aktenzeichen vergessen. Es verbindet Ihren Bericht mit dem der Polizei.
Fotos ohne Erklärung anhängen. Schreiben Sie dazu, was jedes Foto zeigt und wann es aufgenommen wurde.
Ein schwerwiegendes Ereignis nur im täglichen Tätigkeitsbericht festhalten. Es braucht einen eigenen Vorfallbericht, und der Tätigkeitsbericht sollte ihn erwähnen.

Wer den Bericht sehen sollte, und wie schnell#

Vereinbaren Sie das mit jedem Kunden, bevor etwas passiert, und halten Sie es in den Postenanweisungen fest. Eine übliche Regelung sieht so aus:

Schwerwiegende Vorfälle (Verletzung, Einbruch, Polizei oder Feuerwehr gerufen): sofort ein Anruf bei der Schichtleitung und beim Ansprechpartner des Kunden, und der schriftliche Bericht vor Schichtende.
Kleinere Vorfälle (eine Gefahrenstelle, eine Beschwerde, ein Eindringling, der wieder gegangen ist): der schriftliche Bericht vor Schichtende; der Kunde sieht ihn am nächsten Arbeitstag.

Was immer Sie vereinbaren: Halten Sie es schriftlich fest, damit jede Wachperson in jeder Schicht gleich vorgeht.

Papier, Tabelle oder App?#

Papierformulare werden nass, gehen verloren und müssen abgetippt werden. Eine Tabelle funktioniert erst, wenn jemand wieder am Schreibtisch sitzt. Bei Vorfallberichten hilft eine App auf dem Smartphone der Wachperson am meisten, weil der Bericht am Ort des Geschehens entsteht, solange die Details frisch sind.

So funktioniert es in Guardix:

Fertige Formulare, die Sie anpassen können. Jeder neue Standort startet mit Vorfallformularen wie „Trespassing“ (unbefugtes Betreten), „Vandalism“ (Vandalismus) und „Police Onsite“ (Polizei vor Ort). Sie können sie bearbeiten oder eigene erstellen, sodass die Abschnitte dieser Vorlage zu Ihrem Formular werden können.
Am Ort des Geschehens geschrieben. Wachleute erstellen den Bericht in der Guardix Mobile App, während sie für ihre Schicht eingestempelt sind, und wählen die Art des Vorfalls. Fotos werden mit der Kamera der App aufgenommen und mit Datum, Uhrzeit und GPS-Position versehen.
„Help me write“ (Schreibhilfe). Die Wachperson tippt kurze Notizen, und diese Schaltfläche macht daraus klare Sätze in der Ich-Form, ohne etwas hinzuzufügen, das nicht in den Notizen oder auf den Fotos steht. Fehlt in den Notizen das Wesentliche, etwa wann, wo, wer oder was passiert ist, stellt sie zuerst ein paar kurze Fragen. Danach wählt die Wachperson „Use this“ (übernehmen) oder „Keep mine“ (eigenen Text behalten).
Schwacher Empfang ist kein Problem. Kann der Bericht mangels Empfang nicht gesendet werden, speichert die App ihn auf dem Smartphone und sendet ihn automatisch, sobald wieder Empfang besteht.
Geprüft und geteilt. Führungskräfte können Berichte freigeben oder ablehnen und als PDF exportieren. Kunden lesen die Vorfallberichte für ihre eigenen Standorte im Kundenportal.

Mehr dazu finden Sie auf der Seite Vorfallberichte.

Häufig gestellte Fragen#

Wie schnell sollte ein Vorfallbericht geschrieben werden?#

Sobald die Lage sicher ist, und bevor die Wachperson am Ende der Schicht geht. Wenn der Vertrag oder der Kunde eine Frist vorgibt, halten Sie sich daran.

Dürfen Vorgesetzte den Vorfallbericht einer Wachperson ändern?#

Vorgesetzte können Fragen stellen und um mehr Details bitten. Die eigene Schilderung der Wachperson sollte nicht von jemand anderem umgeschrieben werden. Fügen Sie die Anmerkungen der Vorgesetzten als separaten, datierten Nachtrag hinzu.

Ist ein Vorfallbericht dasselbe wie ein Polizeibericht?#

Nein. Die Polizei schreibt ihren eigenen Bericht. Ihr Bericht hält fest, was Ihre Wachperson gesehen und getan hat, und vermerkt den Namen der Polizeibeamtin oder des Polizeibeamten sowie das Aktenzeichen, damit sich beide Berichte später einander zuordnen lassen.

Brauche ich einen Vorfallbericht, wenn niemand verletzt und nichts entwendet wurde?#

Ja, wenn das Ereignis vom normalen Ablauf abwich. Der Eindringling im Beispiel oben hat keinen Schaden angerichtet, aber das nicht abgeschlossene Tor war ein echtes Problem, und über den Bericht erfährt der Kunde davon.

Möchten Sie sehen, wie das für Ihre Standorte funktioniert? Buchen Sie eine Demo, und wir zeigen Ihnen Vorfallberichte, vom Smartphone der Wachperson bis zum Kundenportal.