So wählen Sie die richtige Software für Ihren Sicherheitsdienst

Die meisten kleinen Sicherheitsdienste arbeiten mit einer Mischung aus Papierberichten, Tabellen, Gruppenchats und Telefonaten. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert: Eine Schicht bleibt unbesetzt, und niemand merkt es. Ein Kunde verlangt die Streifennachweise des letzten Monats. Oder die Lohnabrechnung kostet ein ganzes Wochenende.

Software für Sicherheitsdienste bündelt Dienstplanung, Zeiterfassung, Streifen, Berichte und Kundeninformationen an einem Ort. Doch jeder Anbieter behauptet, alles zu können. Dieser Ratgeber hilft Ihnen, hinter das Verkaufsgespräch zu blicken. Er zeigt, worauf Sie achten sollten und welche Fragen Sie in einer Demo stellen, und enthält eine kostenlose Checkliste, mit der Sie Lösungen direkt vergleichen.

Beginnen Sie mit Ihren eigenen Problemen#

Bevor Sie sich irgendeine Software ansehen, schreiben Sie die drei Probleme auf, die Sie heute am meisten Zeit oder Geld kosten. Zum Beispiel:

Wachleute verpassen Schichten, und Sie erfahren es zu spät.
Ein Kunde verlangt Streifennachweise, und es dauert Stunden, sie zusammenzustellen.
Für die Lohnabrechnung müssen Stunden von Stundenzetteln aus Papier abgetippt werden.
Berichte kommen zu spät, unordentlich oder gar nicht.

Beurteilen Sie jede Lösung danach, wie gut sie diese drei Probleme löst. Eine lange Funktionsliste ist nicht das Ziel. Das Ziel sind weniger Anrufe, weniger Fehler und zufriedenere Kunden.

Worauf Sie achten sollten#

1. Eine App, die Ihre Wachleute wirklich nutzen#

Die meisten Informationen kommen vom Smartphone der Wachperson: Stempelzeiten, Streifen, Berichte, Fotos. Ist die App langsam oder verwirrend, hören die Wachleute auf, sie zu nutzen, und dann funktioniert auch alles andere nicht.

Achten Sie auf eine App, die auf iPhone und Android läuft, große, einfache Bildschirme hat und auch auf den älteren Smartphones funktioniert, die viele Wachleute nutzen. Fragen Sie, was bei schwachem Empfang passiert.

2. Dienstplanung, die den echten Alltag bewältigt#

Den Dienstplan zu erstellen ist nur der Anfang. Wachleute melden sich krank, Kunden buchen zusätzliche Stunden, und Schichten müssen kurzfristig besetzt werden.

Achten Sie darauf, dass Sie Schichten für alle Standorte an einem Ort planen können, dass Wachleute offene Schichten in der App übernehmen können, dass ein Schichttausch von einer Führungskraft freigegeben wird und dass sich Abwesenheiten beantragen lassen. Lücken im Dienstplan sollten Sie sehen, bevor daraus unbesetzte Posten werden.

3. Nachweise für Zeit und Anwesenheit#

Ein- und Ausstempeln per Smartphone, mit einer Prüfung, ob die Wachperson wirklich am Standort ist. Fragen Sie, was das System tut, wenn jemand vom falschen Ort aus einstempelt: Wird das Einstempeln gesperrt, wird eine Führungskraft gewarnt, oder wird es nur aufgezeichnet?

Die Stunden sollten automatisch in die Stundenzettel übernommen werden, damit niemand sie abtippen muss.

4. Streifen, die Sie belegen können#

Kunden wollen Nachweise, dass Streifen stattgefunden haben. Achten Sie auf Kontrollpunkte an jedem Standort, die Wachleute mit dem Smartphone scannen, etwa NFC-Tags oder QR-Codes, und auf eine klare Aufzeichnung jeder Streife: was gescannt wurde, wann und was ausgelassen wurde.

5. Berichte, die Kunden lesen wollen#

Tägliche Tätigkeitsberichte und Vorfallberichte sind das, was Ihre Kunden am häufigsten sehen. Achten Sie auf Berichte, die während der Schicht auf dem Smartphone geschrieben werden, mit Fotos, im selben klaren Format an jedem Standort und einfach als PDF zu teilen.

6. Ein Fenster für Ihre Kunden#

Über ein Kundenportal sehen Kunden ihre eigenen Berichte und Aktivitäten, ohne Sie anrufen zu müssen. Fragen Sie, was Kunden sehen können und ob Sie das für jeden Standort einzeln steuern können.

7. Lohnabrechnung und Rechnungen auf Basis derselben Stunden#

Die Stunden, die Ihre Wachleute stempeln, sollten sowohl in die Lohnabrechnung als auch in die Kundenrechnungen fließen, damit beide immer übereinstimmen. Fragen Sie genau nach, wie die Daten zu Ihrem Lohnabrechnungsdienstleister oder in Ihre Buchhaltungssoftware gelangen: integriert, als Datei zum Herunterladen oder über eine direkte Anbindung. Lassen Sie es sich dann mit einem System wie Ihrem vorführen. Eine „geplante“ Anbindung hilft Ihnen heute nicht.

8. Kontrolle und Sicherheit#

Jede Person sollte nur sehen, was sie braucht: Wachleute ihre eigenen Schichten, Vorgesetzte ihre Standorte, Kunden ihre eigenen Berichte. Achten Sie auf Rollen und Berechtigungen, die Sie selbst festlegen können, und fragen Sie, wie Konten geschützt sind und wem Ihre Daten gehören.

9. Transparente Preise#

Fragen Sie, wie sich der Preis berechnet: pro Nutzer, pro Wachperson, pro Standort oder pauschal. Fragen Sie nach Einrichtungsgebühren, kostenpflichtigen Zusatzmodulen, der Vertragslaufzeit und danach, was passiert, wenn Sie aussteigen möchten.

10. Hilfe, wenn Sie sie brauchen#

Fragen Sie, wer das System einrichtet, wie die Wachleute geschult werden und wer sich meldet, wenn um 2 Uhr nachts etwas nicht funktioniert.

Diese Fragen sollten Sie in jeder Demo stellen#

Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen, und bitten Sie darum, es Ihnen zu zeigen, nicht nur zu erzählen.

Können Sie mir zeigen, wie eine Wachperson per Smartphone einstempelt, von Anfang bis Ende?
Was passiert, wenn eine Wachperson vom falschen Ort aus einstempelt?
Zeigen Sie mir eine Streife mit einem ausgelassenen Kontrollpunkt. Wo sehe ich das, und wie schnell?
Zeigen Sie mir einen Vorfallbericht mit Fotos, vom Smartphone der Wachperson bis zu dem, was der Kunde sieht.
Wie gelangen die Stunden vom Stundenzettel in die Lohnabrechnung und in eine Rechnung? Zeigen Sie es mir mit einem System wie meinem.
Welche der gezeigten Funktionen sind heute verfügbar, und welche sind geplant?
Was zahle ich monatlich für meine Zahl an Wachleuten und Standorten, mit allem, was ich brauche? Was kostet extra?
Wie lange läuft der Vertrag, und wie komme ich wieder heraus? Kann ich alle meine Daten mitnehmen, und in welchem Format?
Wie schulen Sie Wachleute, die mit Technik nicht vertraut sind?
Wen rufe ich an, wenn die App mitten in der Nacht nicht mehr funktioniert, und wie schnell meldet sich jemand?

Warnsignale#

„Das kann unsere Software“, aber niemand zeigt es in Aktion.
Funktionen, die Sie jetzt brauchen, kommen erst „demnächst“.
Einen Preis bekommen Sie erst nach drei Telefonaten.
Ein langer Vertrag ohne Ausstiegsmöglichkeit oder ohne Möglichkeit, Ihre Daten zurückzubekommen.
Das eigene Team des Anbieters hat in der Demo Mühe, die App zu bedienen.

Testen Sie an einem Standort, bevor Sie umstellen#

Stellen Sie nicht alle Standorte auf einmal um. Wählen Sie einen Standort und eine Handvoll Wachleute aus und nutzen Sie das neue System zwei bis vier Wochen lang. Halten Sie fest, wie es heute läuft, und vergleichen Sie dann:

verspätetes oder versäumtes Einstempeln;
pünktlich abgegebene Berichte;
Stunden für die Erstellung des Dienstplans;
Korrekturen in der Lohnabrechnung;
Anrufe und E-Mails des Kunden, der nach dem aktuellen Stand fragt.

Fragen Sie die Wachleute nach ihrer Meinung. Wenn sie es nicht nutzen wollen, wird es nicht funktionieren.

Kostenlose Checkliste: Lösungen direkt vergleichen#

Übernehmen Sie die Checkliste in ein Dokument oder eine Tabelle. Bewerten Sie jede Lösung mit 0 (nein), 1 (teilweise) oder 2 (ja, und es wurde mir gezeigt).

CHECKLISTE SOFTWARE FÜR SICHERHEITSDIENSTE    Lösung A   Lösung B   Lösung C

APP FÜR WACHLEUTE
  iPhone und Android                          ____       ____       ____
  Einfach genug für jede Wachperson           ____       ____       ____
  Läuft bei schwachem Empfang (nachfragen)    ____       ____       ____

DIENSTPLANUNG
  Alle Standorte in einem Dienstplan          ____       ____       ____
  Offene Schichten zum Übernehmen             ____       ____       ____
  Schichttausch und Abwesenheiten             ____       ____       ____

ZEITERFASSUNG UND ANWESENHEIT
  Einstempeln per Smartphone                  ____       ____       ____
  Prüft, ob die Wachperson vor Ort ist        ____       ____       ____
  Stundenzettel ohne Abtippen                 ____       ____       ____

STREIFEN
  Kontrollpunkte (NFC, QR oder GPS)           ____       ____       ____
  Ausgelassene Kontrollpunkte gut sichtbar    ____       ____       ____

BERICHTE UND KUNDEN
  Tages- und Vorfallberichte per Smartphone   ____       ____       ____
  Fotos in Berichten                          ____       ____       ____
  Berichte als PDF                            ____       ____       ____
  Kundenportal                                ____       ____       ____

LOHN UND RECHNUNGEN
  Stunden fließen in die Lohnabrechnung       ____       ____       ____
  Stunden fließen in Rechnungen               ____       ____       ____
  Passt zu meiner Lohn-/Buchhaltungssoftware  ____       ____       ____

KONTROLLE, PREIS UND SUPPORT
  Rollen und Berechtigungen                   ____       ____       ____
  Vollständiger Preis schriftlich             ____       ____       ____
  Fairer Vertrag, Datenexport beim Ausstieg   ____       ____       ____
  Einrichtungshilfe, Schulung der Wachleute   ____       ____       ____

GESAMT                                        ____       ____       ____

Wie Guardix hilft#

Guardix ist für Sicherheitsunternehmen entwickelt. Das kann Guardix heute, damit Sie es an den Fragen oben messen können:

Eine App für Wachleute, auf iPhone und Android. Wachleute sehen ihre Schichten, stempeln ein und aus, scannen Kontrollpunkte auf ihren Streifen und schreiben Berichte in der Guardix Mobile App.
Dienstplanung über alle Ihre Standorte. Führungskräfte können offene Schichten ausschreiben, die Wachleute in der App übernehmen. Wachleute können einen Schichttausch anfragen: Die andere Wachperson nimmt an, dann gibt eine Führungskraft frei.
Einstempeln am Standort. Standardmäßig kann eine Wachperson außerhalb des Geofence des Standorts (des um den Standort festgelegten Bereichs) nicht einstempeln. Sie können das für das gesamte Unternehmen, einen Standort oder eine Wachperson lockern; dann wird Einstempeln von außerhalb aufgezeichnet und markiert.
Streifen mit Nachweis. Kontrollpunkte können NFC-Tags, QR-Codes oder GPS-Punkte sein, und der Rundgangsbericht des Standorts zeigt jeden ausgelassenen Kontrollpunkt.
Berichte, die Kunden lesen können. Wachleute schreiben Berichte auf dem Smartphone, mit Fotos, die mit Uhrzeit und Ort versehen sind. Führungskräfte exportieren sie als PDF, und Kunden sehen die Berichte für ihre eigenen Standorte im Kundenportal.
Von Stunden zu Rechnungen. Rechnungen lassen sich aus gestempelten Stunden, geplanten Schichten oder dem Vertrag erstellen und dem Kunden als PDF per E-Mail senden. Ein Lohnabrechnungslauf lässt sich als Excel- oder PDF-Datei herunterladen. Guardix ist derzeit nicht direkt mit externer Lohn- oder Buchhaltungssoftware verbunden; lassen Sie sich daher von uns zeigen, wie die Datei in Ihren Ablauf passt.
Rollen, die Sie steuern. Jeder Nutzer hat eine Rolle. Sie können die vorgegebenen Rollen ändern oder eigene anlegen.

Unsere Preise finden Sie auf der Seite Preise, pro Nutzer und Monat, mit den Leistungen jedes Pakets.

Häufig gestellte Fragen#

Was kostet Software für Sicherheitsdienste?#

Das ist von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich. Preise können pro Nutzer, pro Wachperson, pro Standort oder pauschal berechnet werden, manchmal zuzüglich Einrichtungsgebühren oder kostenpflichtiger Zusatzmodule. Fordern Sie von jedem Anbieter ein vollständiges schriftliches Angebot für Ihre Zahl an Wachleuten und Standorten an, damit Sie Gleiches mit Gleichem vergleichen können.

Wie lange dauert die Umstellung?#

Das hängt davon ab, wie viele Standorte und Wachleute Sie haben. Planen Sie drei Schritte ein: Standorte, Wachleute und Postenanweisungen einrichten; die Wachleute schulen; und einen Test an einem Standort, bevor Sie alle umstellen. Bitten Sie jeden Anbieter um einen realistischen Plan mit Terminen.

Braucht ein kleiner Sicherheitsdienst überhaupt Software?#

Bei einem Standort und wenigen Wachleuten können Papier und eine Tabelle ausreichen. Sobald Sie mehrere Standorte, Schichten rund um die Uhr oder Kunden haben, die Nachweise verlangen, spart Software in der Regel mehr Zeit, als die Einarbeitung kostet.

Möchten Sie sehen, wie Guardix mit Ihren Standorten umgeht? Buchen Sie eine Demo und bringen Sie die Fragen von oben mit.